夏に比べて仕事量が圧倒的に減っていて、時間を持て余しています。
目標があって、その実現のためのタスクリストが明確にあればそんなことにはならないと思いながら、目標を決めかねています。
常日頃から目標を探すということをしないといけません。
「私は常に目標に向けてのタスクをこなしていける人間です。」
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会議には遅れない
今日は会議に出遅れてしまいました。一旦終わった話題を再度取り上げていただいて申し訳なかったです。
時間にすると５分程度ですが、無駄な時間でした。
ちょっとくらいと思ってもやはり遅刻はいけない。
「私は会議の時間に遅れない人間です。」
チェックリスト＝再現性をもたせる
レバレッジ時間術を読んだ後、早速作業と平行しつつチェックリストを作成しています。
作成することで作業手順が明確になり、作業漏れもなくなります。
どんな作業でもチェックリストを作成していけば、引き継ぎもチェックリストを渡せば完了です。
「私はチェックリストに従って仕事を進めている人間です。」
さらにメール受信の方法について考えました
vualの日記 – メールの受信方法を変更してみました。http://d.hatena.ne.jp/vual/20070607/1181203656
先日、Thunderbirdを利用して「信頼のトリオ」方式を導入したエントリを書きましたが、それ以降いくつか変更しましたので、まとめておきます。
- [受信トレイ]を[1.Action]フォルダとする
基本的には受信トレイを空にするべく、受信メールは３つのフォルダに移動させるのが「信頼のトリオ」ですが、私の場合は[1.Action]フォルダに目を通す習慣がどうしても馴染みませんでした。
[受信トレイ]を[1.Action]フォルダとして使うことで、メーラを起動させると「アクションを起こす必要のあるメール(TODO)」が目が入るようにしました。
- タグをうまく使う
前回の時点では
タグ付けも組み合わせてみたいですが、いきなりたくさんのことは習慣づけられそうにないので、しばらくはこの運用を続けてみたいと思います。
このように書いていましたが、やはり使い始めています。
すべてのメールを「信頼のトリオ」、とくに[3.Archive]に放り込んだ場合、タグの有無で検索プロセスが随分楽になります。タグがあるとざっくりと案件毎にメールを分けられるので、曖昧な記憶をもとにメールを探し出す時に便利です。
各フォルダにメールを移動させる場合、次のようなプロセスを踏むようにこころがけています。
- メールを受信する
- 中身をチェックする
- タグ付けする
- 適切なフォルダに振り分ける
この運用を守ることで、すべてのメールにタグが付くようにしています。
打ち合わせの進め方
- ユーザ
- SIer
- メーカ
３社で打ち合わせを行いました。
テーマは導入予定の製品の設定パラメータについてです。
本日はメーカ主導の打ち合わせでしたので、導入部で少し話した後、展開はメーカの方にお任せしました。
打ち合わせが終了した今振り返って考えると、この打ち合わせにそれぞれ次のような考えで臨まれたのではないか、と思います。
- ユーザ
- メーカからパラメータについて概要説明を受けて、後日回答しよう。
- メーカ
- 決められることは今日どんどん決めていこう。
- SIer
- 今日決められることは決めて、検討が必要なことは後日回答しよう。
事前に双方の意識合わせが出来ていなかったため、ややギクシャクした雰囲気がしばらくありました。
途中でユーザの方から
「後日回答しますので今日は概略の説明をお願いします」
との言葉があり、３者共通の意思に基づいて打ち合わせを進めることが出来ました。
当たり前のことですが、打ち合わせに入る前に、
- 何のためなのか
- 何を決めるのか
この２点をハッキリとさせないといけません。
次回からは注意したいと思います。
ブログを書く意味
今のところ『デジタル・ワークスタイル』に触発されて「自分のために書く」ということが第一の意味・理由です。
私は地方小規模SIerに勤めており、現在の主な仕事はWindowsサーバ、およびTCP/IPネットワークの構築・運用・管理です。
そういった仕事に携わっている方はたくさんおられるでしょうし、これからも増えていくと思います。
自分が集めた情報や、それを自分なりに解釈した結果も、インターネット上に同じようなものがすでにあるかもしれません。
そんな状況においてあえてブログを書く意味はやはり「自分のために書く」ということになります。
同じようなプロセスを経て「自分のために」書かれたブログはそれこそ膨大な数になるかもしれません。
それでも個々の人間にとっては、それは自分のためのただ一つのブログであって、ありふれたものではありません。
そんな当たり前のことでも書くことで自分の考えを整理していこうと心がけています。
自分のできることを小さく始める
言うは易く行うは難し、とはこのこと。
弊社には社員からの提案制度があります。
業務改善や顧客満足を高めるための施策を提案するためのものです。
提案にあたっては所定のフォーマットに従って文書を起こす必要があります。
- 目的
- 方法
- 実現によるメリット
この３つを書く必要があります。
必要事項ではありますが、ちょっとした思いつきを提案するには大げさなように思います。
3.のメリットについては具体的な金額を書くことが求められます。
提案制度があることは大変好ましいとは思いますが、低レベル（現場レベル、という意味で）な改善を提案するにはいささか敷居が高いのか、提案の数は少ないようです。
とはいえ、低レベルなものについては現課や個人の裁量に任せることも多いので、提案方式をいくつか用意するのは無駄なようにも思います。
どうすれば色々なアイデアを吸い出せるのか、それを提案したいと考えています。
無理に書こうとしない。
盛り上がって無理に書こうとしなくても、翌日新しい情報を得てから書けばいい。
落ち着け。自分。
メールの受信方法を変更してみました。
この本を参考に次のようにメールの受信方法を変更してみました。
- Becky!からThunderbirdへ本格的に移行。
- 通常のメール受信をPOPからIMAPへ変更。
IMAPでのフォルダ構成はこんな感じです。
Inbox
1.Action
2.Hold
3.Archive
Trash
Sent
Draft
ML用にフォルダを作成しても良いかもしれません。
- メールのバックアップのためにPOP受信を定期的に実施*1。
今までは利用しているPCにメーラの環境を準備していましたが、受信トレイのメールをフォルダ移動した場合の同期が面倒で、結局のところ1台のPCでしか送受信しなくなりました。
これで全PCのメーラで同期がとれるので、一つストレスが減ります。
IMAPではフォルダの入れ子に対応していないので、現行メーラ環境をそのまま引き継ぐことはできませんが、丁寧にフォルダ分けしないでも済むように考え方を変えることにしました。
受信メールを振り分ける考え方については『デジタル・ワークスタイル』を参考にしました。
実際に振り分けるにあたっては、Thunderbirdの拡張機能を利用しています。
Nostalgyという拡張機能を使っています。ショートカットキーでメールのフォルダ移動が可能になります。本当はTB QuickMoveを利用したかったのですが、Thunderbird2.0には対応していないようでした。
ショートカットキーは次の通りです。
[s] 移動先のフォルダ [Enter]
私の場合はこんな感じです。
1.Actionフォルダにメールを移動させたい。
移動させたいメールを選択して
[s] 1 [Enter]
[s]に続いて[1]を入力した時点で、1.Actionが選択されますので、入力の手間が省けます。
タグ付けも組み合わせてみたいですが、いきなりたくさんのことは習慣づけられそうにないので、しばらくはこの運用を続けてみたいと思います。
*1：弊社のメールサーバはディスクが貧弱なため
発表するためでなく、自分のために記録する
そのためにブログを利用している方も多いようだ。
以前bloggerで仕事に関わる備忘録的なものを書いていたことがあったが、結局長続きしなかった。
飽きっぽい性格なので、「よし！頑張って書くぞ！」という精神的なものではなく、
書かざるをえない状況に追い込んだり、書く仕組みを作らないとすぐに未更新になってしまう。